El rol de la secretaria oficinista ha quedado en el pasado. En la actualidad, el importante protagonismo que presentan en el mundo de los negocios va aumentando paulatina pero inevitablemente. Sus conocimientos han pasado del manejo de las agendas y asuntos personales de sus jefes a saber cómo solucionar conflictos, atender cuestiones administrativas y organizar las tareas cotidianas.

De igual modo, la secretaria ejecutiva o asistente de gerencia moderna ya no sólo debe tener la sabiduría básica que la gestión empresarial necesita, sino también cualidades personales en las que se demuestre su buen carácter, comportamiento, responsabilidad y compromiso organizacional. Es decir: sentido común y buen trato.

Este nuevo panorama ha obligado a replantear los contenidos educativos y de formación que, hasta hace poco, se dictaban a las trabajadoras de este sector. Las tradicionales clases de taquigrafía, computación y redacción han cedido el paso a las técnicas de expresión oral, desarrollo de habilidades interpersonales, relaciones públicas y gestión de eventos.

De acuerdo con un análisis de Manpower Group, líder mundial en capital humano, en la actualidad del 100% de puestos de secretaria un 95% ha cambiado a asistente ejecutiva o asistente administrativa, y sólo el 5% restante sigue manejando el puesto como tal.

El rol de la secretaria siempre estuvo relacionado con procesos de oficina cotidianos y de bajo impacto en el ámbito empresarial, como tomar dictados, escribir cartas a máquina y contestar llamadas telefónicas. Sin embargo, las actividades que realiza una secretaria han cambiado radicalmente y la tecnología ha incidido profundamente en esta transformación. Hoy en día este cargo se ha transformado en algo más relevante e indispensable para las empresas, y prueba de ello es que asisten más a ejecutivos de primera y segunda línea.

“En la actualidad estas personas necesitan haber ido a la Universidad, tener una visión de futuro, involucrarse con la cultura organizativa, saber administrar recursos, requieren capacidades matemáticas, también dominar lenguas extranjeras, tener una cultura más amplia, competencias gerenciales, y saber enfrentar con ética los desafíos del trabajo porque manejan mucha información muchas veces confidencial”, asegura Marco Penado, gerente de país de Manpower Guatemala y El Salvador.

Hoy no importa si es hombre o mujer, lo que se busca es que la persona sea competente. “Antes el grado académico que se solicitaba era Secretaria Ejecutiva Bilingüe. Hoy en día lo que buscan generalmente son personas que han egresado de carreras técnicas relacionadas con las ciencias económicas, la administración de empresas, marketing, etc....

Según Manpower existe una variación total en cuanto a los niveles de salario ya que depende de una evaluación del puesto. 

“Tienen una gran ventaja que muchos dentro de la organización no poseen, y es que están muy cerca de los tomadores de decisiones. Si son personas que una gran visión, disciplinadas, que aman el trabajo, son apasionadas por lo que hacen y buscan una preparación constante, seguramente cuando haya una oportunidad de crecimiento dentro de la organización van a darles la oportunidad”.

seguidamente se espera de ellas una alta preparación para crear, innovar e implementar proyectos; preparar presentaciones de productos o servicios; concertar reuniones; realizar eventos y atender a proveedores y clientes.

Paralelamente, un factor emocional también está presente: la confidencialidad.  Lo que más valoran los gerentes es su formación académica pero también su manejo de las relaciones interpersonales.

El valor agregado que despliegan las secretarias ejecutivas y asistentes de gerencia diariamente es fundamental para el éxito de la administración de los principales funcionarios y, además, es uno de los eslabones para el desarrollo exitoso de su carrera profesional.

Tres grandes campos a tener en cuenta para el cumplimiento óptimo en su labor son tres tipos de competencias.

 Emocionales: La figura profesional de la secretaria está cambiando día a día en cuanto a las funciones y los requisitos necesarios para conseguir una verdadera proyección profesional, en donde son las habilidades emocionales las que tienen un mayor impacto en el mundo empresarial, más aún que las mismas e imprescindibles competencias tecnológicas.

Sociales: Las competencias sociales se relacionan con el saber ser y estar, necesarios para mantener buenas relaciones con las personas con quienes interactuamos en el ámbito social y/o laboral. Las competencias sociales son aquellas aptitudes necesarias para tener un comportamiento adecuado y positivo que permiten afrontar eficazmente los retos en la vida diaria y construir su propia imagen como clave para desarrollar su carrera profesional.

De Gestión: El trabajo de una asistente de gerencia implica lograr los “qué” (objetivos) sin descuidar los “cómo”. Lograr “más” con “menos” recursos (tiempo, dinero, estrés), sobre la base de  las cuatro principales funciones toda gestión: Planificación, Organización, Dirección y Control.